Prozess-Automation
Konkrete Abläufe, die ab Tag eins liefern.
Skalator automatisiert eure realen Geschäftsprozesse — Lead-Routing, Onboarding, Rechnungs-Erfassung, Reporting. Pro Prozess messbar, mit n8n, Make und KI, DSGVO-konform. Keine Tool-Sammlung, sondern Use-Cases mit ROI.
Vier Punkte, die den Unterschied machen.
„Wir digitalisieren jetzt" ist kein Plan, sondern eine Ausrede. Prozess-Automation funktioniert, wenn man einen klar benannten Ablauf nimmt, den Nutzen vorher misst — und am Ende prüft, ob die Realität zur Theorie passt.
Use-Case statt Tool-Sammlung
Wir kaufen kein „Automation-Suite-Abo" und basteln dann Anwendungsfälle drumherum. Wir nehmen einen konkreten Prozess — und wählen das passende Werkzeug. Kein Schweizer Taschenmesser, das alles ein bisschen kann.
ROI je Prozess — messbar
Vor dem Bau halten wir fest: Wie oft passiert das, wie lange dauert es heute, wie viele Fehler. Nach dem Bau messen wir gegen. Wenn ein Prozess die Mühe nicht wert ist, sagen wir das — und lassen ihn manuell.
Pilot statt Big-Bang
Ein erster Prozess in zwei bis vier Wochen produktiv, statt sechs Monate Konzept. Das Team sieht zügig, dass es funktioniert. Aus jedem Pilot lernen wir, wo eure Realität von der Theorie abweicht.
Mitarbeitende sehen Wirkung sofort
Die Sachbearbeitung merkt am ersten Tag, wenn Copy-Paste weg ist. Genau das schafft Akzeptanz für die nächsten Prozesse. Automatisierung ohne sichtbare Entlastung wird zu Schatten-IT — wir vermeiden das aktiv.
Welcher Prozess bei euch heute am meisten manuelle Zeit kostet — wisst ihr es schon, oder ahnt ihr es nur?
Prozess-Inventur anfragenRoutine läuft von selbst, euer Team macht die Arbeit, die zählt.
Die immer gleichen Handgriffe kosten jeden Tag Zeit, ohne dass jemand davon profitiert. Wir nehmen die wiederkehrenden Abläufe und lassen sie automatisch laufen, sauber im Hintergrund. So bleibt der Kopf frei für die Aufgaben, die wirklich Entscheidungen brauchen.
Prozesse automatisieren lassen
Prozesse, die wir typischerweise automatisieren.
Acht Prozesse aus echten Mittelstands-Projekten — mit ehrlicher Bewertung. Nicht jeder Use-Case lohnt sich für jeden. Wir markieren, welche typisch echten ROI bringen und welche eher nettes Plus sind.
Lead-Routing & CRM-Eintrag
Anfragen aus Webformular, Telefon-Notiz oder Mail landen automatisch im CRM, werden nach Region oder Produkt zugewiesen und triggern eine Slack-Benachrichtigung. Kein Lead bleibt mehr liegen.
Spart nachweisbar Reaktionszeit, fast jeder Mittelständler hat hier Hebel.
Rechnungs-/Beleg-Erfassung (KI-OCR)
Rechnungs-Mails werden erkannt, OCR liest Betrag, Datum, Lieferant, MwSt., die Daten landen direkt in Buchhaltung oder DATEV. Tippen entfällt, der Mensch prüft nur noch Ausreißer.
Stark bei vielen Rechnungen oder eingespielten Lieferanten — Volumen entscheidet.
Bewerbungs-Eingang & Nachfass
Bewerbungen werden zentralisiert, mit ATS abgeglichen, eine Eingangsbestätigung geht raus, und nach drei Tagen erinnert der Workflow das Hiring-Team. Niemand wartet zwei Wochen im Schweigen.
Lohnt sich ab ~10 Bewerbungen pro Monat. Darunter reicht oft eine Mail-Vorlage.
Automatisches Reporting
KPI-Reports laufen automatisch — täglich, wöchentlich, monatlich. CRM-Zahlen, Buchhaltungs-Auszug, Werbe-Daten landen als Slack-Nachricht, PDF oder im Dashboard. Niemand exportiert mehr Excel-Stände.
Spart Zeit und macht Zahlen verlässlicher — Frequenz schlägt Schönheit.
Onboarding-Strecke
Neuer Kunde oder neuer Mitarbeiter? Der Workflow legt Accounts an, verschickt die Welcome-Mail, erstellt Aufgaben für das Team und prüft nach 7 und 30 Tagen den Status — automatisch.
Stark wenn Onboarding heute aus zehn Checklisten besteht. Schwach bei Einzel-Cases.
Mahnwesen-Automation
Überfällige Rechnungen werden erkannt, Mahnstufe 1, 2, 3 laufen automatisch — mit Tonfall, der zur Kundenbeziehung passt. Eskalation an Buchhaltung erst, wenn wirklich nötig.
Verbessert Cashflow und entlastet die Buchhaltung — Tonfall ist Pflicht-Detail.
Datenabgleich zwischen Systemen
CRM und ERP, Shop und Buchhaltung, Tabellenkalkulation und Datenbank: Wir synchronisieren die relevanten Felder bidirektional. Schluss mit Copy-Paste am Monatsende.
Klingt klein, ist aber oft die unsichtbare Stunden-Falle in der Sachbearbeitung.
Newsletter & Content-Recycling
Ein Blogartikel wird automatisch zu Newsletter-Block, LinkedIn-Post-Entwurf und Kurz-Snippets — mit KI vorgeschrieben, vom Team final freigegeben. Verteilung läuft danach automatisch.
Nice-to-have. Lohnt sich, wenn Content bereits regelmäßig entsteht — sonst leerer Workflow.
Welcher dieser Use-Cases klingt nach euch — und welcher hätte vor zwei Jahren schon laufen müssen?
Use-Case besprechenVier Phasen vom Befund zur Skalierung.
Keine Powerpoint-Schlacht. Jede Phase hat ein konkretes Ergebnis, das ihr in die Hand nehmen könnt — von der Inventur-Tabelle bis zum produktiven Workflow.
- 01
Prozess-Inventur
Gemeinsam mit Team und Führung listen wir die wiederkehrenden Abläufe auf — mit Frequenz, manueller Zeit und Fehlerquote. Keine Wunschliste, sondern eine ehrliche Karte.
- 02
Priorisierung
Welcher Prozess bringt am meisten und kostet am wenigsten? Wir bewerten nach Hebel, Datensensibilität und Komplexität — und stellen eine Reihenfolge auf, die das Team mitträgt.
- 03
Pilot
Ein erster Prozess komplett gebaut, getestet, mit Echtdaten geprüft. Monitoring und Fehler-Benachrichtigungen sind nicht optional, sondern Standard von Tag eins.
- 04
Skalierung
Pilot läuft stabil — dann folgen die nächsten Prozesse, in Wochen-Takt. Schulung des Teams, Dokumentation, klare Verantwortlichkeiten. Optional laufende Betreuung danach.
Mit welchem Prozess würdet ihr starten — schnellster Win oder größter Hebel?
Pilot besprechenVom Befund bis zum laufenden Prozess.
Wir bauen nicht nur Workflows — wir kümmern uns um den ganzen Weg. Inventur, Bewertung, Pilot, Skalierung, Übergabe. Ein Prozess gilt erst als fertig, wenn euer Team ihn ohne uns weiter pflegen kann.
Prozess-Inventur
Gemeinsam mit Team und Führung listen wir die wiederkehrenden Abläufe auf — mit Frequenz, manueller Zeit und Fehlerquote. Keine Wunschliste, sondern eine ehrliche Karte.
Priorisierung
Welcher Prozess bringt am meisten und kostet am wenigsten? Wir bewerten nach Hebel, Datensensibilität und Komplexität — und stellen eine Reihenfolge auf, die das Team mitträgt.
Pilot
Ein erster Prozess komplett gebaut, getestet, mit Echtdaten geprüft. Monitoring und Fehler-Benachrichtigungen sind nicht optional, sondern Standard von Tag eins.
Skalierung
Pilot läuft stabil — dann folgen die nächsten Prozesse, in Wochen-Takt. Schulung des Teams, Dokumentation, klare Verantwortlichkeiten. Optional laufende Betreuung danach.
Im Leistungsumfang
- Prozess-Inventur mit ehrlicher Bewertung pro Prozess
- Pilot-Workflow produktiv in 2–4 Wochen
- Workflow-Bau in n8n, Make oder Zapier — je nach Fit
- API- und Webhook-Anbindung eurer Tools
- KI-Bausteine für OCR, Klassifikation, Entwürfe
- Monitoring und Fehler-Benachrichtigungen für jeden Workflow
- Self-hosted EU-Setup auf Wunsch (DSGVO-konform)
- Dokumentation jedes Prozesses und Team-Schulung
Wenn euer Team einen Prozess ohne uns weiterpflegen können soll — welcher wäre das?
Leistungsumfang klärenDrei Modelle, je nach Bedarf.
Vom ersten Befund bis zur laufenden Betreuung. Wir geben keine Pauschalpreise von der Stange — der Aufwand hängt von Anzahl und Komplexität eurer Prozesse ab. Nach einem kurzen Erstgespräch bekommt ihr von uns ein konkretes, unverbindliches Angebot.
Prozess-Inventur
- Aufnahme aller Kandidaten-Prozesse
- Interviews mit Team und Führung
- Bewertung Hebel, Risiko, Datenschutz
- Roadmap mit priorisierter Reihenfolge
Pilot + Skalierung
- Inventur inklusive
- Erster Prozess produktiv in 2–4 Wochen
- Weitere Prozesse in Takten
- Schulung und Dokumentation
Prozess-Betreuung
- Monitoring aller laufenden Workflows
- Fehlerbehebung und Anpassungen
- Neue Prozesse on demand
- Quartalsweise ROI-Reviews
Welches Modell zu euch passt, klären wir im Erstgespräch — inklusive transparenter, unverbindlicher Aufwandsschätzung.
Unverbindliches Angebot anfragenHäufige Fragen zur Prozess-Automation.
Welche Prozesse lohnen sich zuerst zu automatisieren?
Die, die täglich oder wöchentlich passieren, eindeutige Regeln haben und gerade manuell abgetippt werden. Klassiker: Lead-Routing aus dem Webformular ins CRM, Rechnungs-Erfassung aus Mails, Reporting-Mails, Onboarding-Checklisten. Was nur einmal im Quartal vorkommt oder bei jedem Fall anders aussieht — Finger weg, das kostet beim Bauen mehr als es spart.
Mit welchen Tools arbeitet ihr?
Wir starten mit dem Prozess, nicht mit dem Tool. Für sensible Daten und viele Workflows nehmen wir n8n self-hosted in der EU. Für schnelle Cloud-Strecken Make. KI-Bausteine über Claude, GPT oder lokale Modelle. Buchhaltung, CRM und ERP binden wir per API oder Standardkonnektor an. Welches Werkzeug zu welchem Prozess passt, entscheiden wir auf Basis von Datenschutz, Volumen und Komplexität — nicht nach Geschmack.
Wie messen wir ROI je Prozess?
Vor dem Bau halten wir fest, was der Prozess heute kostet: durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Vorgang, Anzahl Vorgänge pro Monat, typische Fehlerquote, Liegenbleiber. Nach dem Go-Live laufen die Workflows mit Monitoring — wir sehen Durchlaufzeit, Erfolgsrate, manuelle Eingriffe. Quartalsweise schauen wir gemeinsam drauf und entscheiden, ob der Prozess wie gedacht trägt — oder ob nachgebessert wird.
Was ist mit Datenschutz bei automatisierten Prozessen?
Sensible Daten gehören nicht über US-Server. Wir bauen DSGVO-kritische Workflows self-hosted in der EU — typisch n8n auf einem Hetzner-Server, Zugangsdaten verschlüsselt, Audit-Logs aktiv, mit Backups. Für KI-Schritte mit personenbezogenen Daten setzen wir auf EU-Modelle oder anonymisieren vor dem Aufruf. Ein Datenschutzbeauftragter kann das Setup jederzeit nachvollziehen.
Müssen wir alles selber pflegen können?
Nein — aber kleine Anpassungen sollten intern möglich sein, sonst seid ihr bei jedem neuen Feld von uns abhängig. Wir bauen die Workflows mit klarer Struktur, dokumentieren jeden Schritt und schulen euer Team. Größere Erweiterungen, Tool-Updates und Fehlersuche übernehmen wir auf Wunsch laufend — oder ihr übernehmt komplett, das ist auch okay.
Wie lange dauert ein Pilot?
Für einen ersten produktiven Prozess rechnen wir mit 2–4 Wochen — von der Aufnahme über den Bau bis zum Echtbetrieb mit Monitoring. Schneller geht meistens nur, wenn der Prozess sehr klar ist und keine ungetesteten APIs im Spiel sind. Wir starten bewusst mit einem kleinen Pilot statt mit einem großen Wurf: Das Team sieht zügig, dass es funktioniert, und wir lernen, wo eure Realität von der Theorie abweicht.
Wie läuft die Zusammenarbeit ab?
Erstgespräch (kostenlos, 30 Min): Wo drückt es, was sind die naheliegenden Prozesse. Danach Prozess-Inventur: Wir nehmen die Abläufe auf und bewerten, welche sich lohnen. Daraus entsteht ein Vorschlag mit Reihenfolge und Aufwand — kein Pauschalpreis. Anschließend Pilot, dann schrittweise Skalierung. Optional laufende Betreuung danach.
Lasst uns 30 Minuten auf eure Prozesse schauen — wir sagen euch ehrlich, welche sich zuerst lohnen und welche manuell bleiben sollten.
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