Vertrieb automatisieren
Manuelle Arbeit raus. Pipeline-Tempo rein.
Skalator baut Sales-Workflows, die Routine-Arbeit übernehmen: Lead-Routing, Followup-Sequenzen, CRM-Updates, Stale-Deal-Erkennung, Reporting. Euer Vertrieb verbringt mehr Zeit mit Menschen — weniger mit Tools.
Aus Routine-Arbeit wird Maschinenarbeit.
Vertriebs-Automatisierung ist kein „Ersatz für Vertriebler" — sondern ein Verstärker. Jede Stunde, die heute mit CRM-Pflege, Followup-Erinnerungen oder Reporting verlorengeht, ist eine Stunde weniger Zeit mit Kunden. Sauber automatisiert verschwindet die Routine, der Vertriebler bleibt.
Wie viele Stunden gehen bei euch pro Woche in Routine — statt in Kundengespräche?
Im Erstgespräch durchrechnenJeder Lead landet sofort am richtigen Platz, jedes Follow-up kommt von selbst.
Neue Anfragen werden automatisch dem passenden Vertriebskontakt zugeordnet, und kein Follow-up bleibt mehr liegen, weil es jemand vergessen hat. Wir richten das Lead-Routing und die Nachfass-Sequenzen so ein, dass euer Team sich auf die Gespräche konzentriert, während die Routine im Hintergrund läuft.
Vertriebs-Workflows aufsetzen lassen
Drei Automatisierungen mit dem größten Hebel.
Aus Mittelstands-Projekten — die drei Workflows, die fast überall einen sichtbaren Effekt auf Tempo und Pipeline-Qualität haben.
Lead-Routing in Sekunden
Webformular oder Cold-Mail-Antwort → CRM-Eintrag mit Score → automatische Zuweisung an den richtigen Account-Manager → Slack-Benachrichtigung. Vom Eingang bis zur Person, die anruft, vergehen weniger als 60 Sekunden statt 60 Stunden.
Followup-Sequenz nach jedem Termin
Termin im Kalender beendet → automatische Notiz-Vorlage im CRM → Followup-Mail-Template vorausgefüllt → Reminder nach 3 Tagen, falls keine Antwort. Keine Demo verläuft mehr im Sand, nur weil das Followup vergessen wurde.
Stale-Deal-Erkennung mit Eskalation
Deal seit X Tagen ohne Aktivität → automatische Markierung im CRM → Reminder an den Account-Manager → bei weiterem Stillstand Eskalation an die Vertriebsleitung. Was im Pipeline-Review vergessen wurde, fällt nicht mehr durchs Raster.
Welcher dieser drei Workflows würde bei euch heute den größten Effekt haben?
Im Erstgespräch konkretisierenAutomatisiert vs. teilautomatisiert vs. manuell.
Sechs Dimensionen, an denen sich der Unterschied messen lässt — Reaktionszeit, Datenqualität, Followup-Disziplin, Reporting, Skalierbarkeit und Mitarbeiter-Fokus.
| Kriterium | Automatisiert | Teilautomatisiert | Manuell |
|---|---|---|---|
| Reaktionszeit auf Lead | Sekunden | Stunden bis Tage | Wenn jemand Zeit hat |
| CRM-Datenqualität | Konsistent — automatisch befüllt | Schwankend | Lückenhaft |
| Followup-Disziplin | Garantiert — Sequenz läuft | Hängt am Vertriebler | Häufig vergessen |
| Reporting | Live-Dashboards | Wöchentliche Excel-Arbeit | Nicht vorhanden |
| Skalierbarkeit | Linear ohne Mehraufwand | Quadratisch mit Headcount | Bricht beim Wachstum |
| Mitarbeiter-Fokus | Auf Gespräche | Geteilt auf Admin | Hauptsächlich Admin |
Wo steht euer Vertrieb aktuell zwischen diesen drei Welten?
Standortbestimmung anfragenVom Audit bis zur laufenden Automation-Engine.
Wir bauen die Workflows, übernehmen das Monitoring und erweitern schrittweise — sodass eure Vertriebler nicht zum Tool-Admin werden müssen, sondern Vertrieb machen können.
Workflow-Audit
Wir schauen mit eurem Team, wo aktuell die meiste manuelle Zeit verlorengeht. Daraus entsteht eine priorisierte Liste der Automatisierungs-Kandidaten.
Setup & Datenanbindung
Wir richten die Automation-Plattform ein (n8n, native CRM-Workflows oder beides), verbinden eure Tools und legen Monitoring fest.
Workflow-Bau
Wir entwickeln die priorisierten Workflows, testen sie gegen Echtdaten und übergeben sie an euer Team mit kurzen Screencasts.
Iteration & Erweiterung
Sobald Workflows produktiv laufen, kommen neue dazu — basierend auf neuen Zeitfressern, neuen Tools oder neuen Anforderungen.
Im Leistungsumfang
- Audit der manuellen Vertriebsschritte
- Lead-Routing nach Score, Region oder Team
- Automatische Followup-Sequenzen pro Stage
- CRM-Update-Workflows aus E-Mail und Kalender
- Stale-Deal-Erkennung mit Eskalations-Logik
- Demo-Buchungs-Flows mit Reminder-Kette
- Reporting-Aggregation und Vertriebs-Dashboards
- Fehler-Monitoring & Slack-Alerts
- Dokumentation jedes Workflows
- Team-Schulung für Eigenständigkeit
Klingt nach dem Setup, das eurem Vertrieb Routine-Stunden zurückgibt?
Angebot für eure AutomationSo arbeiten wir zusammen.
Drei Modelle, je nach Bedarf — vom Audit über das Workflow-Paket bis zur laufenden Betreuung. Kein Preis von der Stange: Aufwand hängt von Workflow-Anzahl, Tool-Stack und gewünschter Begleitungstiefe ab.
Workflow-Audit
- Analyse manueller Schritte
- Priorisierte Workflow-Liste
- Tool-Empfehlung
- Aufwandsschätzung Umsetzung
Workflow-Paket
- Audit inklusive
- 5–8 produktive Workflows
- Monitoring & Dokumentation
- Schulung des Teams
Laufende Betreuung
- Neue Workflows on demand
- Erweiterung bestehender Flows
- Monitoring & Fehlerbehebung
- Quartalsreviews & KPI-Tracking
Welches Modell zu euch passt, klären wir im Erstgespräch — inklusive transparenter, unverbindlicher Aufwandsschätzung.
Unverbindliches Angebot anfragenHäufige Fragen zur Vertriebs-Automatisierung
Was bedeutet Vertrieb automatisieren?
Vertrieb automatisieren heißt: wiederholbare Vertriebsschritte werden vom System ausgeführt, nicht mehr manuell. Lead-Routing nach Score, Followup-Sequenzen, CRM-Updates aus E-Mails, Stage-Übergänge mit Triggern, Reporting-Aggregation — überall dort, wo Vertriebler heute Zeit verlieren, kann ein sauberer Workflow das übernehmen.
Welche Vertriebsprozesse lassen sich am besten automatisieren?
Die größten Hebel liegen meist in: Lead-Capture und Lead-Routing, Followup-Sequenzen nach erstem Termin, automatische CRM-Updates aus Outlook/Gmail, Stage-Übergangs-Logik, Reminder für stale Deals, Demo-Buchungs-Workflows und Reporting-Dashboards. Was sich nicht automatisieren lässt: echtes Verhandeln und Beziehungsaufbau.
Welche Tools nutzt Skalator für Vertriebs-Automation?
Je nach Stack: n8n als Automatisierungs-Plattform (self-hosted, DSGVO-konform), die nativen Workflow-Engines von HubSpot, Pipedrive oder Close, dazu Tools wie Apollo, Instantly, Aircall und Cal.com. Wir bauen mit dem, was zu eurem CRM und eurer Datenhoheit passt.
Macht Automation den Vertrieb unpersönlich?
Wenn schlecht gemacht: ja. Wenn richtig gemacht: das Gegenteil. Automation übernimmt die mechanischen Schritte (Daten in CRM eintragen, Mail-Threads verfolgen, Erinnerungen senden), sodass Vertriebler mehr Zeit für die zwei Dinge haben, die wirklich verkaufen: zuhören und nachhaken. Templates werden personalisiert, nicht massenhaft verschickt.
Wie viel Zeit spart Vertriebs-Automation?
Realistisch 5–10 Stunden pro Vertriebsmitarbeiter pro Woche, oft mehr. Das ist die Zeit, die heute für CRM-Pflege, Followup-Erinnerungen, Reporting und Mail-Suche draufgeht. Wir messen vor und nach der Einführung, damit der Hebel nicht nur behauptet, sondern belegt wird.
Wie lange dauert die Einführung?
Eine erste produktive Workflow-Runde mit 5–8 zentralen Automatisierungen läuft in 4–6 Wochen. Danach kommen schrittweise weitere Workflows dazu, basierend auf den Zeitfressern, die sich im Alltag noch zeigen.
Was passiert, wenn ein Workflow kaputtgeht?
Wir bauen Monitoring von Anfang an mit ein: jeder kritische Workflow loggt Erfolg und Fehler, bei Ausfällen geht ein Alert raus (Slack, E-Mail, je nach Setup). In der laufenden Begleitung übernehmen wir die Reaktion und Behebung — Vertrieb merkt davon idealerweise nichts.
Wie läuft die Zusammenarbeit mit Skalator?
Wir starten ohne Pauschalpreise. Nach einem kostenlosen Erstgespräch bekommt ihr ein konkretes, unverbindliches Angebot — je nach Modell (Audit, Workflow-Paket, laufende Betreuung).
30 Minuten auf eure aktuellen Vertriebsprozesse schauen — wir sagen euch ehrlich, welche fünf Workflows den größten Hebel haben und welche eher kosmetisch wären.
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