n8n vs Zapier vs Make:
Welche Plattform passt zu eurem Mittelstand?

Zapier ist der Pionier des Workflow-Markts und punktet mit der größten Anzahl an Connectoren (7.000+), wird aber pro Task abgerechnet und läuft ausschließlich in der US-Cloud. Make (ehemals Integromat) bietet komplexere visuelle Szenarien mit günstigerem Operation-Pricing und EU-Hosting. n8n ist Open-Source, lässt sich self-hosted in der EU betreiben und kostet pro Workflow-Ausführung nichts — ihr zahlt nur den Server. Für DSGVO-kritische Mittelstands-Setups ist n8n meist die richtige Wahl, für schnelle 5-Workflow-Setups ohne IT-Aufwand passt Zapier oder Make besser.

Zapier wird pro Task abgerechnet — bei 50 aktiven Mitarbeitern mit moderater Nutzung landet man schnell im Team- oder Company-Plan im hohen vierstelligen Bereich pro Jahr, und jede zusätzliche Task verteuert das weiter. n8n self-hosted hat keine User- oder Task-Lizenz: ein EU-Server (z. B. Hetzner) reicht meist für hunderte Workflows. Make liegt preislich zwischen beiden. Konkrete Zahlen hängen vom Volumen ab — wir rechnen das im Erstgespräch transparent durch.

Zapier ist ein US-Unternehmen und verarbeitet Daten überwiegend in den USA. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist möglich und die EU-US Data Privacy Framework Zertifizierung liegt vor — für viele Anwendungsfälle reicht das. Bei sensiblen Daten (Gesundheit, Personalakten, Finanzdaten, Mandanteninfos) wird es jedoch schnell heikel, weil Datentransfer in die USA stattfindet. In solchen Fällen empfehlen wir n8n self-hosted in der EU als sichere Alternative.

Faustregel: Wenn ihr 5-10 simple Workflows habt, kein eigenes IT-Team und keine kritischen Daten — nehmt Zapier oder Make. Wenn ihr 20+ Workflows plant, viele Per-Task-Kosten anfallen würden, DSGVO-kritische Daten verarbeitet oder eigene APIs anbinden wollt — nehmt n8n self-hosted. Skalator betreibt den Server, baut die Workflows und schult euer Team.

Zapier führt mit über 7.000 Connectoren, gefolgt von Make mit etwa 1.500+ Apps und n8n mit rund 500 nativen Integrationen. Wichtig: n8n hat einen generischen HTTP-Request-Node, mit dem sich jede REST-API anbinden lässt — die Connector-Zahl ist daher weniger limitierend, als sie auf den ersten Blick wirkt. Für Standard-Tools (Slack, Google, Notion, HubSpot, etc.) sind alle drei Plattformen gut ausgestattet.

n8n hat sich 2024/2025 zur ersten Wahl für KI-Automatisierung entwickelt — native LangChain-Integration, AI-Agent-Nodes, eingebaute Vector-Stores und volle Kontrolle über Prompts und API-Keys. Make hat ebenfalls solide KI-Funktionen, ist aber stärker auf Standard-Use-Cases ausgerichtet. Zapier hat KI-Features nachgezogen, ist aber bei Per-Task-Pricing für AI-Workflows mit vielen Schritten besonders teuer. Für ernsthafte KI-Pipelines empfehlen wir n8n.

Nein. Zapier und Make sind reine SaaS-Plattformen, die ausschließlich in der Anbieter-Cloud laufen. Nur n8n bietet eine self-hosted Variante (Community Edition, kostenlos und Open Source) — diese lässt sich auf eigenen Servern, in der Private Cloud oder bei EU-Hostern wie Hetzner betreiben. Für Branchen mit hohen Compliance-Anforderungen (Banken, Gesundheit, Behörden) ist das der entscheidende Unterschied.

Zapier hat die niedrigste Einstiegshürde: Trigger auswählen, Action auswählen, fertig — auch ohne technischen Hintergrund in 30 Minuten machbar. Make ist visuell komplexer (kantenbasierte Szenarien), bietet dafür mehr Kontrolle über Datenfluss und Branching. n8n hat den steilsten Einstieg, weil Self-Hosting, JSON-Datenstrukturen und gelegentlich JavaScript-Code-Nodes ins Spiel kommen. Für Fachabteilungen ohne IT-Hintergrund ist Zapier am freundlichsten — für skalierbare Setups lohnt der n8n-Einstieg.

Bei E-Commerce-Volumen mit 1.000+ Bestellungen oder Events pro Tag wird Zapier wegen Per-Task-Pricing schnell unwirtschaftlich. Make ist deutlich günstiger bei hohem Operation-Volumen. n8n self-hosted ist preislich konkurrenzlos, da unabhängig vom Volumen — der gleiche Server bedient 100 oder 100.000 Tasks. Für Shopify-, WooCommerce- oder Shopware-Setups mit hohem Durchsatz ist n8n daher meist die wirtschaftlichste Wahl.

Für den deutschen Mittelstand mit 10-100 Mitarbeitern und ernsthaftem Automatisierungs-Bedarf empfehlen wir n8n self-hosted — DSGVO-konform, kein Per-Task-Pricing, voll erweiterbar. Für kleine Teams (1-5 MA) mit 3-5 simplen Workflows reicht oft Zapier oder Make. Für mittelkomplexe Workflows mit EU-Hosting-Anspruch ohne IT-Aufwand ist Make eine gute Wahl. Im Erstgespräch klären wir transparent, was für eure Größe und Branche passt.